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Comment organiser un événement professionnel ?

Dernière mise à jour : 15 déc. 2023


événement professionnel

Un événement professionnel, c’est une vraie mine d’or pour votre entreprise ! Cela va vous permettre de rentrer en contact avec les personnes influentes de votre écosystème. En montrant votre expertise et en soignant votre communication, vous obtiendrez sûrement de nombreux contacts ainsi qu’une belle notoriété. Voyez cela comme une occasion pour créer des opportunités commerciales, nouer des partenariats et signer des contrats.  

Vous souhaitez savoir comment créer un événement professionnel mais vous ne savez pas encore comment vous y prendre ? Alors vous êtes au bon endroit !  

Parce que la tâche n’est pas toujours évidente et la manière de s’y prendre peut paraître obscure, nous avons demandé à nos experts de dévoiler leurs meilleurs conseils. Nous mettrons en lumière la bonne marche à suivre pour vous remettre en mains les clés d’un événement réussi ! Sortez vos lampes torches ! 



Pour mener à bien votre projet, vous devrez avoir une vision 360° sur l’ensemble des facteurs de réussites. C’est pourquoi dans cet article nous vous accompagnerons pendant toute la durée de l’aventure : avant, pendant et après l’événement.  

 

Avant de commencer votre événement professionnel

70% de votre réussite dépend de votre travail en amont, alors ne laissez rien au hasard ! 

 

Impliquer vos équipes : 

Avant toute chose, il vous faudra monter une équipe, réunir les Avengers de l’événementiel. Impliquez vos partenaires le plus en amont possible, expliquez-leur vos objectifs et leurs rôles. Ils doivent se sentir acteurs et contributeurs, pour être proactifs ! Durant l’événement, il n’y a pas d’improvisation de planning, votre équipe doit pouvoir se dire : «Je sais ce que je fais, j'ai compris ce que je dois faire » ! De plus, de nouvelles idées pourraient émerger du groupe ce qui pourrait être très intéressant pour la suite des choses. Alors soyez communicatif et à l’écoute ! 

 

L’anticipation :  

Faites un plan d’action bien à l’avance (Variez la date en fonction de la taille et de l’ampleur de l’événement). Anticipez en vous posant des questions telles que :  

  • Quels sont les différents acteurs ?

  • Comment gérer et coordonner mes équipes efficacement ?

  • Quels imprévus peuvent se produire le jour J, comment réagir ? 

N’hésitez pas à faire un retroplanning pour respecter les timings et être dans les temps.

 

Définir ses objectifs :  

Vous connaissez peut-être la célèbre méthode S.M.A.R.T pour définir ses objectifs proposés par George T. Doran en 1981. A utiliser sans modération ! 

  • Specific (spécifique)  

  • Measurable (mesurable)  

  • Assignable (attribuable) 

  • Realistic (réaliste)  

  • Time based (temporellement défini)

 


Objectif S.M.A.R.T


Bon plan de communication : 

Etablissez un plan de communication qui a pour but de faire connaître l’événement, de le faire vivre et de l’ancrer dans la mémoire de tous les participants. La communication doit commencer bien avant l'événement et varie en fonction de la taille et du nombre de personnes attendu.  

 

Le budget événementiel, maitriser votre trésorie : 

Etablissez votre budget prévisionnel. Les différents types de dépenses sont : 

  • Frais de déplacement 

  • Frais de logement 

  • Prestataires  

  • Matériel

  • Logistique 

  • Personnel  

  • Promotionnel  

Grâce à des données chiffrées vous pourrez maîtriser vos dépenses. 

Petit rappel pour la fin de l’événement : ROI (retour sur investissements) = bénéfices - coûts 

 


Return on investment


Les outils :  

On ne le précise pas assez, mais avoir les bons outils est primordial pour gérer le grand nombre de tâches à réaliser durant votre événement à chacun ses préférences, mais nous vous conseillons tout de même d’utiliser :   


  • Microsoft Excel 

Des tableurs classiques qui vous apporteront un gros plus quant à l’organisation de votre équipe de vos plannings etc ... à noter que Microsoft OneNote est un outil à fort potentiel. 

Logiciels alternatifs : Google Sheets 


  • Notion 

Un espace de travail digital mnouvelle génération (et surtout gratuit) qui est peut-être à ce jour le meilleur outil de gestion.

Outils alternatifs : ClickUp, Smartsheet, Coda 

 

Attention à la date de l’événement… 

Evidemment, si vous voulez que les gens viennent, ne placez pas votre événement le soir d’une finale de coupe du monde, pendant les vacances de Noël ou le même jour qu’un concurrent. Les participants peuvent se désister à cause de plusieurs raisons liées à la date de l’événement.  

Par exemple, certains secteurs professionnels seront plus libres en début de semaine tandis que d’autres le seront plutôt en fin de semaine. 

N’hésitez pas à questionner votre audience ou à effectuer une étude du secteur de la concurrence ou du comportement de votre cible pour déterminer quel serait le(s) meilleur(s) jour(s) pour programmer votre événement. 

Choisissez méticuleusement la date en prenant en compte le plus de variables possibles. Evitez tout de même les week-ends (notamment le dimanche) qui sont souvent assimilés à deux jours de repos ainsi que les vacances scolaires. 

 




…Et au lieu : 

Il vous faudra vérifier la capacité d’accueil ainsi que l’accessibilité pour les participants. Faire un événement sur la côte d’Azur pour un public habitant à Paris est une bonne idée, mais si les gens ne peuvent pas s’y déplacer, c’est un fiasco ! Vous pouvez toujours mettre un bus à disposition, ou un avion, une trottinette électrique, un chien de traîneau, comme vous voulez ! Mais pensez-y. 

 

Tenir compte de l’actualité 

C’est un facteur assez important. Assurez-vous que votre événement ne soit pas brouillé par d'autres événements prévisibles comme les Jeux Olympiques, l’Euro de Football, un concert des Red hot chili Peppers... 

Il se peut également que des événements imprévisibles (pandémie, inondations, attentats, chute de neige) puissent nuire à votre situation. Dans ce genre de cas, il va falloir faire preuve de sang-froid, et assurer le bon fonctionnement de l’événement. Sinon, déplacez l’événement à une date ultérieure peut parfois être la meilleure solution qui se présente à vous. 

Anecdote : beaucoup d’entreprises à cause de la pandémie du covid ont dû reporter leurs événements à d’autres dates ou remplacer le format physique en digitale. 

 

Les prestataires : 

Il ne faut pas hésiter à comparer vos prestataires événementiels pour être sûr d’avoir choisi le bon. Faire appel à un photographe par exemple est un bon moyen d’immortaliser votre soirée ou festival. Utilisez les clichés dans vos communications et taguez les gens si vous publiez une photo d’eux. Cela va créer de l’engagement pour votre communauté. Enfin, pensez toujours aux possibles restrictions alimentaires si vous faite appel à un traiteur. Il serait bête d’envoyer quelqu’un à l’hôpital à cause d’une allergie aux fruits de mer. N’hésitez pas à poser des questions sur les restrictions et préférences alimentaires de vos invités. 


Les pauses : 

La pause est, aussi, un moment très important. Bien sûr, vos invités vont pouvoir souffler, prendre un café et déguster les pains aux chocolats à disposition. Mais c’est aussi un moment d’échanges. Les personnes vont donc naturellement créer des liens et qui sait, créer du potentiel business. Vecteur d’opportunité, voyez la pause comme un moment important, un moment convivial à ne pas négliger. 

 

Les intervenants :  

Par soucis de crédibilité, faites attention aux personnes que vous invitez. Vous devez avoir des intervenants experts et légitimes sur les sujets traités. 

La qualité de vos intervenants peut déterminer celle de votre événement. Par exemple, lors du grand oral de la sécurité, il nous est important de bien choisir un jury de qualité et engagé dans le secteur de la sécurité.    

 

Attention à la promesse de vente :  

Ne donnez jamais de chiffre exact sur le nombre de participants mais une fourchette. Si vous attendiez 112 potentiels participants, dites : “ une centaine”. Si c’est 48, dites : “ des dizaines”. Les invités s’attendront toujours à ce que le nombre de personnes que vous avez mentionné soit présent. Si ce n’est pas le cas, ils seront déçus et auront l’impression que vous leur avez menti. Et on ne peut pas vraiment leurs donner tort ! 

 

Se démarquer de la concurrence (direct et indirect) : 

Regardez les événements similaires autour de vous. Etudiez-les et comprenez ce qu’ils ont d’intéressant ainsi que leurs faiblesses. Saisissez les opportunités et identifier les menaces. N’hésitez pas à effectuer un SWOT pour identifier tout ça.  

(Voir modèles ci-dessous. De rien, c’est gratuit 😉)  

 


SWOT

Pour vous démarquer de la concurrence, posez-vous les bonnes questions : Qu’est-ce que je peux faire de mieux que mes concurrents ? Quelle valeur ajoutée puis-je en plus apporter pour ma clientèle ? Quels sont mes axes d’amélioration ? 

Ça y est, tout est prêt pour le jour J ! Vos équipes sont motivées, vos clients sont inscrits. L’aventure peut commencer ! 

 

Comment se comporter pendant l'événement ? 

La gestion du temps : 

Puisqu’il est impossible de le mettre sur pause, il vous faudra apprendre à gérer votre temps. Tout doit être chronométré pour s’assurer du bon déroulement. Communiquez activement avec vos équipes surtout lorsqu’un imprévu arrive ou bien s’il y a un retard / problème de planning. La synergie sera la clé de votre réussite. Garder toujours un œil sur le plan à suivre.  

 

De la réactivité :  

Soyez présent auprès des clients et proactif ! Chaque participant a acheté une prestation et s’attend à un service irréprochable. Si vous voyez quelqu’un qui semble perdu ou désorienté, apportez-lui votre aide et votre soutien.  


De la rigueur :   

Cela rejoint le point précédent, soyez rigoureux ! Si l’organisation n’est pas bonne ou si un problème est mal géré, les invités le remarqueront très vite. Si un problème arrive (Rendez-vous déplacé, absence de personne à l’accueil) ils doivent se dire : “Quel professionnalisme” !  

 

On ne montre pas les difficultés et on soigne l’apparence : 

Devant le client, il n’y a JAMAIS de problème. Transformez les points négatifs en points positifs. Si on ne sait pas on va se renseigner. Chaque problème a sa solution, il faut juste la trouver. 

 

Savoir comment gérer les imprévus négatifs : 

Des imprévus, il y en a tout le temps. C’est stressant, c’est normal, et ça se gère. Chez Républik aussi, pas d’exception. Cela peut provenir de la logistique, il y a trop de tables pour le nombre d’invités, il faut les enlever en urgence et revoir la disposition de la salle.  

Il nous est déjà arrivé d’avoir un téléphone qui a pris feu pendant la cérémonie d’un de nos événements. (Oui vous ne rêvez pas, un téléphone a brûlé sans raison durant nos Trophées de la Sécurité !) 

Mais heureusement, vous avez bien suivis la première partie. Vous devriez toujours avoir un plan B et pouvoir faire face à la plupart des problèmes.  

 

L’imprévu positif, une solution méconnue à vos problèmes : 

Paradoxalement, les imprévus ne sont pas toujours négatifs, bien au contraire !  

Ils créaient parfois de bonnes surprises. Lors d’un événement comme un mariage, il y a toujours des anecdotes à raconter, et aujourd’hui, c’est pareil. A la fin, les invités se rappelleront de tous ces moments : “J’ai chanté sur scène avec un client sur une super chanson” ; “On a fait un footing à Deauville avec un partenaire”... 

Sachez qu’il est possible de créer les conditions de l’imprévu ! Par exemple chez Républik, nos Days se font à Deauville. Dans un hôtel 5 étoiles, à côté de la mer. Créez l’effet “Waouh” pour que votre événement soit mémorable et que les clients aient des histoires à raconter ! 

 

Le stress, gérer ses émotions :  

C’est normal d’être stressé et ce n’est pas si grave. Avec le temps, on apprend à gérer. Cependant, ne le montrez ni à vos équipes, ni à vos clients ! J’imagine que vous le savez, le stress est communicatif et il suffit d’une étincelle. Alors n’allumer pas l’incendie ! 

 

Que doit-on faire après l’événement ? 

Demandez des retours pour mesurer votre réussite : 

Que ce soit par mail, formulaire physique ou appel téléphonique de satisfaction, il faut absolument récupérer un maximum d’informations et de retour d’expérience de vos invités. Il est important de comprendre comment vos clients et potentiels clients vous perçoivent. Accepter la critique va vous permettre de comprendre les exigences de votre marché et d’identifer plus facilement les opportunités. Ces informations seront très précieuses si vous voulez continuer sur votre lancée ! 

Voyez votre événement comme une recette de gâteau au chocolat qui doit évoluer petit à petit jusqu’à ce qu’elle devienne parfaite. Conservez votre ADN mais en vous réinventant, testez de nouvelles choses, osez être créatif

 

Partagez des souvenirs de l'événement, créez du lien et de l’engagement : 

Faites un post sur les réseaux sociaux pour remercier les invités. Partagez des photos et vidéos pour créer des souvenirs et taguez les personnes présentes. Vous pouvez aussi utiliser les retours client pour vos coms ! 

 

Rester en contact et maintenez votre réseau: 

Essayer de faire venir vos participants sur d’autres évents ! Maintenez le contact (mails, réseaux sociaux, newsletter) pour créer une relation business sur le long terme. Si votre événement a réussi à séduire, il est fort possible que le bouche à oreille arrive et que les participants deviennent les futurs ambassadeurs.  

Il faut savoir "récompenser" un client fidèle et lui proposer des rabais ou des ristournes sur ses prochains achats. Fidéliser vos clients va vous permettre d’établir une relation B to B à long terme. N'oubliez pas que 20% de vos efforts produisent 80% de vos résultats selon la loi de Pareto. La fidélisation est un facteur essentiel à la pérennisation de votre entreprise. 

 

 


Loi de PARETO


Pour conclure, votre réussite dépend d’une organisation méticuleuse. Chez Républik, nous la résumons en 3 mots : 

Utilisez votre créativité et proposer une expérience unique et riche à votre clientèle. Apporter lui de la valeur ajoutée. 

Soyez efficace dans la coordination de votre événement. Ne vous laissez pas distraire par les imprévus et soyez toujours à l’écoute de la demande de vos participants.

Enfin, assurez toujours un bon suivi de la satisfaction générale de vos clients sur vos événements. Faites preuve de convivialité et soyez à l’écoute des opportunités et potentielles menaces. 


Nous espérons que ce guide vous a aidé à mieux appréhender votre événement. Pour les plus courageux, qui ont réussi à arriver jusqu’ici, nous vous partageons un ultime conseil, la touche perso ! Aucun de nos Days ne se passe sans la présence de notre fameuse caïpirinha ! Recette maison, impossible de la retrouver ailleurs. 

N’oubliez pas, créer un événement qui vous ressemble, soyez inventif, soyez unique ! 

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